Structure et organigramme types adoptés

Dans cette section, nous allons voir la structure et l’organigramme adoptés par l’entreprise. 

Structure

Dans le secteur d’organisation, une telle entreprise regroupe un ensemble de moyens animés par une direction en vue de remplir certaines tâches. Les différents moyens sont les moyens humais ou les employés, les moyens matériels ou les outils de travail et les moyens informationnels qui sont concrétisés par le support comprenant tous les renseignements et toutes les données nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Avant de voir la structure adoptée par l’entreprise, on va d’abord définir ce qu’est une structure. La structure est la manière dont les différentes parties d’un ensemble sont disposées entre elles, plus précisément c’est la subdivision d’un tel système en plusieurs organes. Pour décrire cette structure, il faut indiquer les différents services et préciser leurs activités puis déterminer les relations existantes entre ces services. Il existe trois types de structure à savoir : •la structure hiérarchique •la structure fonctionnelle •la structure matricielle Parmi ces trois structures, on estime que la structure hiérarchique est celle qui convient au mieux à notre entreprise du fait que, à part les relations de travail y existant, les seules relations sont celles d’activités. Les ordres descendent du responsable gérant jusqu’à l’exécutant. Autrement dit, la liaison hiérarchique est le rapport d’autorité entre un chef hiérarchique et un subordonné. Elle est représentée par une flèche verticale. 

Organigramme type

Avant d’entamer cette sous section, nous allons d’abord définir ce qu’est un organigramme puis nous allons le schématiser. 

Définition

C’est la structure représentée schématiquement ou visualisé par des schémas graphiques. Dans un organigramme, le poste de travail est représenté par un rectangle dans lequel figure le nom du poste ainsi que le responsable et la hiérarchie est représentée par une droite verticale.

Organigramme

Cette entreprise prévoit d’employer cinq personnes à la première année d’exploitation dont la qualification de chacun d’eux est comme suit : – gérant propriétaire – secrétaire comptable – agents opérateurs – technicien – agent de sécurité Comme il s’agit d’un télécentre, il n’existe que deux niveaux hiérarchiques. Figure n°10 : Organigramme. Chef Subordonnés Gérant Secrétaire comptable Agents opérateurs Technicien Agent de sécurité 79 Projet d’implantation d’un télécentre communautaire multiservices à Mahasoabe Fianarantsoa II. — Section 2 : Description des principales fonctions Dans cette section apparaîtront l’énumération des tâches et fonctions du personnel de l’entreprise.

Les fonctions administratives Différentes personnes peuvent intervenir pour la réalisation du projet. Leurs rôles respectifs doivent être précisés avant le démarrage du projet.

Le gérant

Il est le premier responsable de l’entreprise. Il définit la politique générale de l’entreprise et les stratégies à adopter pour son bon fonctionnement. Il assure également la supervision des activités, l’harmonisation et la coordination du travail. Il s’occupe aussi des relations publiques ainsi que des activités de recherche et de développement. Donc il peut agir au nom de la société, c’est pour cela qu’il doit posséder au moins un diplôme supérieur en gestion et de bonnes connaissances en informatique.

Le secrétaire comptable

Il ou elle s’occupe de la bonne marche des activités administratives du télécentre. Il assure la tenue des livres comptables de l’entreprise, du paiement des diverses charges, de l’élaboration des états financiers, de la déclaration fiscale et administrative, de la gestion des encaissements et des décaissement du fonds, la gestion commerciale. Il joue un rôle d’intérim en cas d’absence du gérant. 

Les fonctions d’exploitation

Il s’agit ici de tous travaux d’exécution directe. Les acteurs de cette fonctions s’occupent de la bonne marche des activités qui se déroule au sein du télécentre. Les agents opérateurs Ils prennent en charge l’accueil de la clientèle, la réception et la réalisation de leurs commandes à savoir : •La photocopie et la reprographie, le scanner •Le traitement de texte et l’impression •Le fax et le téléphone, le gravage, la vente d’articles