Auditer les subventions du secteur public

L’administration du programme de subvention et la gestion des attributions

Le périmètre et l’échelonnement des processus d’administration et de gestion des subventions sont différents. L’administration du programme de subvention est un concept plus large qui concerne toutes les activités administratives, financières et opérationnelles nécessaires à la mise en œuvre, l’exécution et le suivi du programme (les trois étapes indiquées dans la figure n°1).
La gestion des attributions a un point de départ très spécifique et son périmètre est limité aux activités des deux dernières étapes mentionnées sur la figure n°1. Le processus de gestion commence quand le bénéficiaire signe un accord avec l’organisme de subvention et qu’une aide financière est versée ou des ressources sont transférées. Mettre en œuvre des dispositifs d’administration du programme de subvention et de gestion des attributions peut permettre aux organisations de maximiser les avantages et de gérer les risques liés à l’attribution ou à la réception de subventions. La complexité du programme dépend du montant des ressources qui sont accordées ou reçues, du nombre de projets qui dépendent de ces ressources, du nombre de parties prenantes concernées par l’impact ou le résultat souhaités et des lois et règlements qui régissent les subventions localement (dans une zone géographique donnée, un pays, un Etat, un département, etc.).

Le rôle de l’audit interne dans les programmes de subventions

Les missions d’audit interne relatives aux subventions peuvent concerner l’ensemble des parties prenantes ou certaines d’entre elles, ainsi que tout ou partie des processus d’administration du programme et de gestion des attributions. En tant que partenaire stratégique, la fonction d’audit interne donne une assurance, des conseils et un point de vue objectifs fondés sur une approche par les risques grâce à des missions qui ont pour but d’aider les parties prenantes concernées à atteindre leurs objectifs. Conformément à la définition de l’IIA, l’audit interne évalue, de manière systématique et méthodique, les processus de management des risques, de contrôle et de gouvernance relatifs à l’administration du programme de subvention et à la gestion des attributions. Cette évaluation, fondée sur une approche par les risques, aboutit à des recommandations pour améliorer ces processus (voir la Norme 2110 – Gouvernance, la Norme 2120 – Management des risques, la Norme 2130 – Contrôle et la Norme 2130 A1).Il faut parfois beaucoup de temps pour que certaines subventions produisent l’effet prévu ; par conséquent, il est recommandé que l’audit interne réalise des missions d’assurance ou de conseil aux étapes-clés du cycle de vie d’une subvention. Ces évaluations préalables avant de passer à l’étape suivante du processus ou de clôturer le programme, permettent de vérifier : „ la conformité – avec les lois, les réglementations, les normes, les pratiques professionnelles, les règles, les processus, les procédures et les contrats ; „ l’atteinte des objectifs stratégiques – y compris éventuellement l’impact et les résultats à des niveaux opérationnels ; „ la fiabilité et l’intégrité des informations financières et opérationnelles – tant en termes de réplication continue que d’exhaustivité et d’exactitude ; „ la maîtrise des coûts et l’efficience – l’utilisation minimale de ressources pour un résultat maximal, pour un impact donné (cela implique que l’efficience peut avoir des conséquences inattendues ou indésirables et ne pas aboutir à l’impact souhaité) ; „ la protection des actifs – physiques, intangibles, temporaires, humains, financiers et virtuels.
Les auditeurs internes qui ont la responsabilité d’évaluer les processus d’administration du programme et de gestion des attributions doivent avoir ou acquérir les compétences nécessaires sur ces sujets, selon la Norme 1210 – Compétence. Cependant, les principales forces de l’audit interne viennent de sa capacité à évaluer la pertinence et l’efficacité des dispositifs de contrôle pour faire face aux risques liés à ces processus et à sa capacité à identifier les causes premières des insuffisances ou des échecs de ces dispositifs de contrôle ainsi que les niveaux d’exposition inacceptables aux risques. Dans la mesure du possible, l’audit interne devrait proposer des sessions de sensibilisation à l’importance des dispositifs de contrôle interne aux collaborateurs en charge de l’administration du programme de subvention et de la gestion des attributions.

Réaliser une évaluation préliminaire des risques

En raison des contraintes de temps et de ressources, tous les risques ne peuvent pas être passés en revue pendant une mission. Par conséquent, les auditeurs internes sont tenus de réaliser une évaluation préliminaire des risques et de prioriser les risques en fonction de leur importance, mesurée selon plusieurs facteurs de risques. Les modalités des subventions peuvent être classées de plusieurs manières. Certaines subventions peuvent avoir des spécifications ou des restrictions légales ou réglementaires qui exposent à des risques de conformité. Par exemple, le financement total qu’un bénéficiaire peut obtenir de bailleurs publics peut être limité, même en combinant diverses subventions. Une partie de la diligence raisonnable de l’organisme de subvention consiste à avoir connaissance des restrictions appropriées concernant l’octroi d’une subvention. Trois types de subvention sont décrits ci-après parce que leurs différences illustrent la manière dont des risques pertinents peuvent évoluer. Les subventions conditionnelles sont accordées à un individu ou à une organisation pour un impact donné ou encadrées par des clauses précises, telles que les règles de réception ou d’allocation des ressources ou les obligations de rendre compte par un reporting. Le demandeur devra accepter les clauses de la subvention pour recevoir les ressources. Par exemple, une subvention conditionnelle pour une université pourrait préciser que les ressources devront être utilisées pour mener des recherches sur un sujet particulier avant une date fixée, ou les collectivités locales pourraient recevoir des ressources dans le cadre d’une convention pour réaliser des formations avec l’impact souhaité. Ce type de subvention présente principalement des risques pour le bénéficiaire. Si ce dernier ne respecte pas les clauses et conditions de la subvention, celle-ci pourrait être suspendue, voire même faire l’objet d’une demande de restitution (des fonds ou des actifs).Les subventions sans condition sont exemptes de restrictions, de spécifications des résultats ou d’obligations concernant l’affectation des ressources, la gestion et la réalisation du programme. Les organisations doivent suivre le protocole d’obtention de la subvention, mais celle-ci peut être utilisée soit pour le financement du fonctionnement ou des besoins identifiés par le bénéficiaire. Cette nuance peut modifier le niveau des contrôles relatifs à l’attribution, l’administration et la gestion des ressources. Cependant, elle peut accroître la difficulté de mesurer les résultats du programme.