Gestion du risque d’exploitation

Le conseil d’administration doit adopter une politique de gestion du risque d’exploitation sur les impératifs, la raison d’être et la portée des contrôles internes. La direction doit documenter les contrôles internes dans les procédures opérationnelles de la caisse. La documentation aide à s’assurer que les contrôles internes sont correctement autorisés et complets, tout en contribuant à leur maintien et à leur mise à jour. La gestion du risque d’exploitation consiste à mettre en œuvre ce qui suit :une surveillance appropriée des contrôles. Les éléments spécifiques d’un système complet de contrôles internes sont décrits dans le Règlement administratif no 5. Toutefois, nous abordons les contrôles internes à l’égard de l’octroi de crédit dans le chapitre 5, qui est consacré à la gestion du crédit. Lorsqu’elle met sur pied un système de contrôles internes, la direction doit examiner les coûts et avantages de son application. Le coût de la mise en place d’un contrôle donné doit être comparé aux économies que l’on peut attendre de la prévention des pertes (comme la lutte contre la fraude). Un contrôle interne particulier ne sera peut-être pas exigé si son absence n’entraîne qu’un risque minime de perte financière en raison de l’insignifiance des activités visées ou de l’existence de mesures de contrôle compensatoires. Une caisse peut atteindre les normes de saines pratiques commerciales et financières en élaborant et en mettant en œuvre des politiques et des procédures comparables à celles décrites dans ce chapitre. Les politiques et procédures doivent être adaptées à la taille de la caisse et à la complexité de ses activités.

Un aspect essentiel de la gestion du risque d’exploitation est l’existence d’un ensemble de niveaux d’autorité bien définis qui permettent de prendre des décisions organisationnelles. La direction doit concevoir et mettre sur pied un cadre visant les autorités d’approbation dans tous les bureaux, afin de s’assurer que les responsabilités et les approbations relatives aux transactions sont confiées à des personnes appropriées au sein de l’établissement. Les éléments essentiels suivants d’un cadre d’approbation devraient être exigés par la politique du conseil et devraient être documentés dans les procédures de contrôle interne :Un organigramme illustre les filières hiérarchiques, de responsabilité et d’autorité au sein du personnel, et c’est un outil précieux dans la représentation du cadre d’autorité de la caisse. Liste des fournisseurs désignés de services professionnels La caisse devrait indiquer, dans sa politique ou ses procédures, qui sont les fournisseurs désignés de services professionnels, afin de s’assurer qu’elle engage des professionnels dont les antécédents et les qualifications sont connus. Pour ce, on peut demander la tenue d’une enquête avant d’ajouter un professionnel à la liste désignée et limiter la caisse à ne traiter qu’avec des personnes figurant dans cette liste. L’enquête a pour but de vérifier si tel ou tel professionnel détient les qualifications et l’assurance qu’il faut. La procédure opérationnelle (ou la politique) devrait décrire le processus à suivre pour ajouter des professionnels qualifiés à la liste.

Le blanchiment d’argent est défini comme un processus criminel permettant de dissimuler l’existence d’une source ou application illégale de revenu grâce à la remise en circulation (blanchiment) dudit revenu par le biais d’institutions de dépôt légitimes. Le blanchiment d’argent confère une légitimité à l’argent provenant de sources illégales. En général, on se sert pour cela de personnes qui déposent l’argent dans plusieurs comptes, par versements périodiques qui n’éveillent aucun soupçon. Le dépôt de gains illégaux dans une institution financière est souvent accompagné de virements fréquents par câble ou autres méthodes, de la conversion d’espèces en mandats, chèques de voyage, métaux précieux ou autres titres négociables, ou de l’achat fréquent de devises étrangères. Le Code criminel canadien stipule que toute personne, y compris le personnel de la caisse, qui aide sciemment à blanchir de l’argent provenant d’un crime, se rend coupable d’une infraction criminelle. Le personnel de la caisse doit être informé des indices probables de blanchiment d’argent et habitué à mettre en doute toute transaction qui ne semble pas légitime. On recommande de demander aux caissiers ou représentants de documenter les comportements étranges suivants de la part des sociétaires, et de les communiquer au directeur général, au contrôleur ou au vérificateur interne :En général, les dirigeants et membres du personnel de la caisse devraient chercher à bien connaître les sociétaires et la provenance de leur argent, tout en notant les transactions suspectes afin de faire enquête sur elles. Lorsqu’on soupçonne l’existence d’activités criminelles, les superviseurs devraient en communiquer tous les indices au service de la gestion du risque de la fédération, à la compagnie d’assurance cautionnement ou à la police.