GESTION SOCIALE

La notion d’effectif est un thème clé et essentiel de la gestion des ressources humaines. Elle constitue ainsi le cœur de nombreuses problématiques des services R.H au sein des organisations et, par extension, des pôles de contrôle de gestion sociale quand ils ont été mis en place. Or, beaucoup d’entreprises ne connaissent pas, à quelques unités près, leurs effectifs à un moment donné. C’était en particulier le cas pour nombre d’entreprises du secteur public qui n’avaient aucune idée du nombre de fonctionnaires qu’elles possédaient en leur sein. Ce constat a une double origine : Il n’en reste pas moins qu’il est essentiel pour les entreprises de connaître leurs effectifs et d’en contrôler la structure ainsi que l’évolution dans le temps. D’une part, vis à vis des obligations légales qui y sont attachées et d’autre part, dans un soucis de performance globale. C’est pourquoi notre développement visera à mettre en lumière quelle peut être la création de valeur engendrée par une bonne maîtrise des effectifs pour une organisation donnée. Ainsi dans un premier temps, nous nous intéresserons aux différents modes de calculs d’effectifs face aux obligations légales. Puis nous considérerons le processus de budgétisation des effectifs dans une approche opérationnelle. Enfin dans la troisième partie, nous nous confronterons à une vision plus stratégique de la gestion des effectifs à travers la planification et les indicateurs de suivi qui en découlent.

Après avoir défini les types d’effectif, il s’agit maintenant de déterminer les différents modes de calcul. Comme précédemment, les données nécessaires à ces calculs se retrouvent dans le registre unique et dans l’ensemble des systèmes d’information des ressources humaines (SIRH). – Effectif instantané : mesuré à une date donnée. – Effectif moyen : calculé comme un stock moyen. – Effectif moyen annuel : somme des effectifs mensuels / 12 – Effectif inscrit : toute personne est comptée pour 1 quel que soit son type d’emploi. – Effectif pondéré : la pondération est effectuée en fonction du temps d’emploi de chaque salarié, rapporté au temps normal dans l’entreprise. On parle d’effectif ETP (équivalent temps plein). Son mode de calcul est simple : c’est le nombre total d’heures travaillées divisé par la moyenne annuelle des heures travaillées dans des emplois à plein temps. Voici un exemple : Soient deux salariés à temps partiel, un a 40% et l’autre à 30% ; alors l’effectif théorique est de deux personnes mais l’effectif pondéré est de 0.7 (40% + 30%). L’intérêt de la pondération est clair : il s’agit de différencier dans la comptabilisation des effectifs les salariés selon leurs temps de travail dans l’entreprise. Il apparaît normal qu’un travailleur à temps partiel ne compte pas pour 1 mais compte pour son temps de travail par rapport au temps complet.

Les obligations sociales de l’employeur sont généralement attachées à l’effectif salarié de l’entreprise ou de l’établissement. Le franchissement de certains seuils dits seuils d’effectif entraînent en particulier : * la présence des instances représentatives du personnel (IRP) * la présence de certains équipements sociaux. Voici quelques exemples : – pour les entreprises de plus de 200 salariés, un local syndical doit être mis à leur disposition. – nécessité d’avoir un réfectoire au-delà d’un certain seuil également. * l’existence de certains documents et/ou de déclarations. * l’existence et/ou le montant de certaines contributions, cotisations et charges (versement transport, taxe d’apprentissage, effort de construction, participation,…)

Il est tenu dans l’ordre chronologique de l’embauche et il consigne les entrées et les sorties des salariés, des intérimaires et des travailleurs mis à disposition de l’entreprise. Ce document est obligatoire dans tous les établissements où sont occupés des salariés et il est tenu à la disposition des délégués du personnel, de l’inspecteur du travail, des agents de l’URSSAF, des officiers et agents de police judiciaire, des agents de la direction générale des impôts,…. Ce registre permet de calculer le nombre de personnes qui travaillent dans l’entreprise à un instant T. De plus, il permet de différencier les travailleurs selon leur type de contrat et leur temps de travail car ces mentions sont obligatoirement Elle est obligatoire pour toutes les entreprises qui embauchent au moins 1 salarié. Elle regroupe les informations concernant les rémunérations (de tous types) des salariés, les cotisations sociales et les différents impôts que l’entreprise doit. Ce document est donc plus utile pour le suivi de la masse salariale mais il nous renseigne principalement sur l’effectif fiscal.