Audit de performance et administration publique

Impact et pressions sur le contrôle de la performance

Tel qu’illustré dans les extraits retenus, l’audit de performance peut avoir un certain impact sur le contrôle de la performance en termes de respect des exigences règlementaires. Le VGQ et les parlementaires utilisent en effet des pressions coercitives (la règlementation) pour tenter de « forcer » les audités à apporter des changements. La SHQ devait définir l’expression « revenu modeste » et les progrès à cet égard sont jugés satisfaisants par le VGQ quelques années plus tard. La pression coercitive ne conduit cependant pas aux améliorations souhaitées à l’égard du nombre de vérifications des organismes gérant les HLM (habitations à loyer modique), l’impact de l’audit sur le contrôle de la performance effectué par la SHQ se faisant attendre après quelques années. Dans le cas du CSPQ, les recommandations du VGQ, la question d’un parlementaire et la réponse d’un gestionnaire étaient motivées par la règlementation en matière d’appel d’offres, plus spécifiquement en matière de traitement équitable des fournisseurs. Dans son rapport de suivi, le VGQ relève des améliorations concrètes et estime que le CSPQ a répondu de façon satisfaisante aux lacunes soulevées à cet égard deux ans plus tôt. Les pressions coercitives semblent ici avoir porté fruit.  Prendre les moyens pour que l’évaluation des appels d’offres favorise le traitement équitable des fournisseurs, en conformité avec les exigences règlementaires (VGQ, 2014-2015, p. 4, No 3, Recommandation)  Parlementaire: (…) le VG, dans son rapport, nous dit (…) que ça a toujours été le même fournisseur qui a toujours eu le même contrat, et il était unique. J’aimerais savoir, dans les années à venir (…), [si] une telle situation se produit, ça va être quoi, votre attitude ? (CAP, 2015, p. 21)  Gestionnaire CSPQ: (…) on avait le catalogue des achats regroupés. Est-ce que ça existe encore ? Oui. (…) Parce qu’avec la réglementation on est obligés d’afficher un volume qu’on va acheter sur lequel on s’engage pour que les soumissionnaires puissent soumissionner sur quelque chose de réel. Alors, voilà comment que la mécanique fonctionne. (CAP, 2015, p. 21)  Le CSPQ a mis en place des procédures favorisant le libre jeu de la concurrence pour les achats regroupés. En ce qui a trait aux achats mandatés, des améliorations sont observées, mais des efforts restent à faire. (VGQ, 20162017, p. 11, No 18)  Le CSPQ a mis en place des procédures pour s’assurer que l’évaluation des appels d’offres favorise le traitement équitable des fournisseurs. (VGQ, 2016-2017, p. 14, No 28)  Lors de l’examen de dossiers, nous avons remarqué des améliorations concrètes : des justificatifs suffisants étaient présents (…). Compte tenu de ces résultats, nous considérons que l’ensemble des actions réalisées a répondu, dans un degré satisfaisant, aux lacunes soulevées, bien que le processus soit encore perfectible. (VGQ, 2016-2017, p. 14, No 30)

Le VGQ mobilise des pressions normatives (des saines pratiques de gestion) pour amener les administrations à mesurer/évaluer la performance. Dans les extraits qui suivent, il souligne en ce sens à la SHQ la comparaison de la performance à des organismes similaires, la préservation des actifs, le souci d’économie, l’élaboration d’une stratégie de contrôle dont le respect des budgets, échéances, et normes de qualité. Il reste encore à faire à cet égard. • Concernant l’évaluation de la performance par rapport à d’autres organismes comparables, précisons que la comparaison de la réalité québécoise en habitation au regard de celles d’autres pays ou provinces est complexe en raison des mesures et des programmes propres à chacun. (VGQ, 2008-2009, p. 5-35) • Notre vérification visait à nous assurer que la SHQ (…) gère le parc d’habitations à loyer modique de manière à préserver ces actifs, et ce, avec un souci d’économie (…) (VGQ, 2008-2009, p. 5-3) • Gestionnaire SHQ: En ce qui concerne l’évaluation de programmes, on a (…) un plan triennal et, (…) le principal programme, c’est les HLM. HLM, c’est plus de 60 % du budget de la société (…). On fait HLM et on fait supplément au revenu aussi. (…). Ça, c’est plus de 100 000 ménages qui sont concernés par ça. (CAP, 2009, p. 17) • Nous lui avions alors recommandé d’établir une stratégie de contrôle afférente au suivi des travaux réalisés à l’égard du respect des budgets, des échéances prévues et des normes de qualité qu’elle a reconnues. (…). Les progrès réalisés sont insatisfaisants. La SHQ a élaboré une stratégie qui comprend des interventions pour la vérification et le contrôle de la qualité des travaux effectués, mais elle n’y traite pas du suivi des travaux. (VGQ, 2012-2013, p. 14)

Impact et pressions sur l’amélioration de la performance

Les extraits suivants montrent que l’audit de performance encourage l’amélioration de la performance, notamment par la prévention. L’élaboration de scénarios pour prévenir l’effet d’une diminution éventuelle de contrats avec le Gouvernement fédéral est par exemple une saine pratique de gestion recommandée à la SHQ par le VGQ, une pression normative supportée par un parlementaire. Notre analyse révèle toutefois que cette recommandation n’a été appliquée de manière satisfaisante que lors du second suivi du VGQ en 2014-2015 (extraits non présentés), soit près de six ans après la mission d’audit de performance, ce qui suggère que l’impact a été très lent sur cet aspect à la SHQ. • Nous avons recommandé à la Société d’élaborer des scénarios pour tenir compte d’une diminution éventuelle de la contribution du gouvernement fédéral au programme Habitations à loyer modique. (VGQ, 2008-2009, p. 5-16, No 53) • Parlementaire: (…) Dans son rapport, (…), le Vérificateur général indique (…) que le gouvernement fédéral contribue de façon importante au programme des HLM, et qu’il y a plusieurs conventions qui ont été signées avec le gouvernement fédéral, et qu’un certain nombre de ces conventions vont venir à échéance au cours des prochaines années. La question que pose le Vérificateur général (…) c’est: Est-ce que la société a établi des scénarios devant cette possibilité que des ententes avec le gouvernement fédéral ne puissent être renouvelées? (…) Gestionnaire SHQ : (…) ce que la société a fait (…) c’est d’identifier d’abord les bâtiments (…) dont les ententes vont arriver à échéance les premières, (…) s’assurer que, lorsqu’une entente arrivera à échéance, (…) que ce bâtiment ait été revisité et modernisé (…). (CAP, 2009, p. 10-11)
Le CSPQ a pour sa part fait l’objet d’une recommandation par le VGQ relative à la mise en place d’un système permettant la planification et le suivi des dossiers d’acquisition notamment pour éviter les ruptures de services. Deux ans plus tard, le VGQ estime que le CSPQ a mis en place des mesures quant au suivi, mais a peu changé ses mécanismes de planification.  Mettre en place les outils pour favoriser un traitement optimal des dossiers d’acquisitions, notamment par une planification des interventions […] (VGQ, 2014-2015, p. 4, No 4, Recommandation)  Lors de la vérification initiale, nous avions soulevé que le Centre ne disposait pas d’un processus systématique pour estimer les demandes d’acquisitions et suivre l’évolution des dossiers. Par conséquent, il n’y avait pas de vue d’ensemble des acquisitions en cours et à venir ni de planification annuelle. Nous faisions également état de ruptures dans l’offre de services. Le CSPQ s’est doté de systèmes d’information lui permettant de suivre plus facilement ses dossiers d’acquisitions. Cependant, il a peu modifié ses façons de faire à l’égard de la planification de ses interventions. (VGQ, 2016-2017, p. 15, Nos 31, 32)
L’audit de performance influence également la gouvernance et gestion des risques. En recommandant dans son rapport d’audit de performance 2014-2015 au CSPQ d’établir une stratégie de mise en œuvre de sa vision et de sa mission dans le secteur des acquisitions (extraits non présentés), le VGQ s’appuie sur une saine pratique de gouvernance. Cette pression normative a contribué à amener le CSPQ à établir sa mission et à élaborer un plan incluant les actions à mettre en œuvre, tel que l’indique le VGQ dans son rapport de suivi 2016-2017. Les extraits suivants suggèrent que l’audit de performance exerce un impact sur la gestion des risques. À la suite d’une recommandation du VGQ à cet égard (reposant elle aussi sur de saines pratiques de gestion), le CSPQ a pris des actions pour évaluer les risques en matière d’acquisition de biens et de services (notamment en révisant sa cartographie des risques majeurs). Néanmoins, le VGQ estime lors de son suivi que la gestion des risques n’est pas complètement mise en place, les mesures de mitigation des risques n’étant pas complètes.