Justification de l’entreprise et autres matériels utilisés

Le choix de l’entreprise n’a pas été fortuit en ce sens que l’étude du thème requiert une réalité particulière : des activités qui s’étendent dans la durée malgré le fait que la période à retenir ne correspond qu’à une durée plus que restreinte. En fait, cette portion étudiée est censée reflétée la « vie » de l’entreprise en question. D’ailleurs, l’étude rentre dans le cadre d’un stage d’une durée proportionnelle.
La société MADARAIL répondait parfaitement aux critères cités plus haut dans la mesure où l’entreprise se valorise principalement par sa pérennité. Outre sa notoriété dans le domaine où elle exerce, ses plusieurs années d’existence prouvent qu’elle a survécu à plusieurs crises où Madagascar est passé. Nous pouvons donc profiter de sa longévité en étudiant son moyen de pilotage pour s’assurer une visibilité sur le marché. Ce qui nous incite à focaliser notre recherche sur le budget de MADARAIL, l’outil – premier – de pilotage pour l’entreprise afin d’être performant. Ainsi, nous pourrions infirmer ou confirmer les hypothèses posées lors de l’introduction.
Mise à part la zone d’étude qui est le principal outil pour notre travail, nous avons aussi utilisé d’autres matériels. En effet, La collecte et le traitement des données primaires et secondaires pour la rédaction de cet ouvrage nécessitent le recours à de différents matériels.
La connexion Internet nous a beaucoup servi pour la recherche de données touchant le thème. Concernant les softwares utilisés, le logiciel de traitement de texte classique WORD de Windows reste la base. Ce logiciel nous a beaucoup aidé avec sa simplicité d’utilisation.
En effet, nous l’avons utilisé depuis la phase de collecte de données (saisie des informations recueillies), lors des traitements (filtrage et hiérarchisation des informations), de la rédaction (reformulation et développement), jusqu’à la mise en page (définition du format du document avec les diverses spécifications) et l’impression finale (tangibilité du document). A WORD s’ajoutent le logiciel EXCEL pour le traitement de diverses données – notamment lors des différents calculs effectués – et les hardwares. Le flash USB a été évidement utilisé pour transporter des données d’un ordinateur à un autre pour confrontation ou retraitement. En outre, nous avons utilisé un guide d’entretien pour renforcer les données obtenus lors du stage.

CADRE THEORIQUE

L’élaboration de ce mémoire ne nécessite pas que de matériels. En effet, ces derniers doivent servir pour la justification du cadre théorique. Nous parlerons principalement ici de la gestion budgétaire d’une entreprise. Elle se divisera en trois sections bien distinctes. Pour ce faire, nous présenterons les différents types de budget suivis du processus d’élaboration du budget et, pour finir, de l’analyse des écarts.
Avant tout, il semble nécessaire de donner quelques notions concernant le budget. Les plans et budgets constituent les outils le plus utilisés pour planifier et maîtriser la gestion des organisations. Il y a plusieurs concepts du mot «budget ». Le budget est la matérialisation en terme monétaire des prévisions. Il se traduit en un programme d’actions en normes prévisionnelles et chiffrées lesquelles seront ultérieurement confrontées avec les réalisations.
On peut dire aussi qu’un budget est l’expression quantitative du programme d’actions proposé par la direction. Il contribue à la coordination et à l’exécution de ce programme. Il en couvre les aspects  tant financiers que non financiers et tient lieu de feuille de route pour la société.
La traduction comptable et financière des plans d’actions est à retenir pour que les objectifs fixés sur les courts termes convergent vers la réalisation des plans opérationnels.

Les différents types de budget

En général, il existe cinq types de budget qui se classifient en trois catégories comme :
 Le budget de recette : budget de ventes ;
 Le budget de dépenses : budget de productions, budget d’investissements, budget de fonctionnement ;
 Le Budget de trésorerie : budget de synthèse de celui des encaissements et des décaissements.
Les liaisons entre les différents budgets nécessitent le respect du processus d’élaboration du budget, le choix de l’année comme référence. De plus, le budget est traduit par l’engagement de chaque responsable. Mais, ses engagements sont cohérents avec les objectifs de l’entreprise en ce sens que c’est à partir des informations et des besoins de chaque service que le contrôle de gestion exécute le budget.
L’établissement des budgets doit respecter une certaine hiérarchie. Il faut comparer les réalisations aux prévisions, expliquer les écarts et en tirer des conséquences pour l’avenir.
On peut schématiser la hiérarchie du budget comme suit:

Analyses des écarts

L’analyse des écarts relève principalement du contrôle budgétaire. Le contrôle budgétaire comprend les étapes suivantes : élaboration d’un budget (explicitement ou implicitement à un ensemble d’objectifs), comparaison du budget sur les réalisations et mesure des écarts, interprétations des écarts et prise de décision de mesure de collection et éventuellement l’adaptation ou remise en cause des objectifs . La pertinence des écarts dépend de leurs définitions mais aussi de la qualité des éléments de référence c’est-à-dire des budgets. Le contrôle budgétaire n’est pas que synonyme de maîtrise du budget ; c’est aussi un véritable outil de vérification. Il permet de vérifier la performance des différents centres de responsabilité. La périodicité du contrôle budgétaire est généralement le mois car beaucoup de charges sont mensuelles.

METHODES ADOPTEES

Une étude sérieuse ne saurait se faire sans l’emploi de méthodes bien adaptées. Cette section permet d’expliquer les démarches effectuées pour l’aboutissement de cet ouvrage.
Dans cette troisième section, nous allons commencer par exposer la démarche méthodologique qui vise à présenter les techniques et les méthodes de travail qui sont mises en œuvre dans la collecte des données. Ainsi, nous allons parler des recherches documentaires, des collectes des données sur terrain puis, finalement, des limites de l’étude et du chronogramme des activités. Par la suite, nous aborderons l’approche méthodologique qui a permis de mettre en évidence les différentes méthodes pour apprécier et analyser le résultat obtenu.

DEMARCHE METHODOLOGIQUE

Comme nous l’avons mentionné précédemment, cette démarche vise à présenter les techniques et les méthodes de travail qui sont mises en œuvre dans la collecte des données.
Nous verrons dans cette sous section les recherches bibliographiques et webographiques. Les démarches de stage et de guide d’entretien ainsi que les limites de l’étude et le chronogramme des activités y figureront.

Recherches documentaires

La réalisation de ce mémoire a nécessité la consultation et l’interprétation de nombreux types de documents notamment les documents bibliographiques et webographiques.
La recherche bibliographique consiste à consulter des ouvrages auprès des centres d’informations et de documentations dans le but de collecter le maximum d’informations nécessaires au traitement du thème. En effet, c’est la première étape à passer puisqu’elle permet de dégager à premier vue la problématique de la recherche, les hypothèses de travail et les résultats attendus de la recherche menée. Dans notre cas, nous avons eu recours à des investigations théoriques concernant le contrôle interne ainsi que de la gestion budgétaire pour avoir une vue d’ensemble sur ceux que nous considérons les deux points clés de notre thème. Pour ce faire, nous avons fréquenté des bibliothèques qui nous ont été accessibles telles que la Bibliothèque de l’Université d’Antananarivo et la Bibliothèque du Cite Ambatonakanga. Ces différents ouvrages seront présents dans la bibliographie. Nous avons également eu recours aux différents supports de cours, en particulier à la méthodologie de recherche de la 4 ème année.
De plus, le progrès et la rigueur dans les recherches ont poussé à la production de nouveaux ouvrages sur les entreprises et leurs réalités. L’internet y a beaucoup contribué de sorte que la consultation des documents webographiques s’avère incontournable car ils sont complémentaires à la recherche bibliographique pour une meilleure documentation. En effet, cette avancée technologique facilite la collecte de données, l’observation des articles et des cas relatifs à notre thème de mémoire. D’ailleurs, la mise à jour et l’actualisation des informations y sont assurées.
Les sites visités touchent surtout celles qui concernent le contrôle interne, le budget, la performance ainsi que les sites concernant les entreprises choisies comme étude de cas. Ces sites seront aussi présentés dans la page webographie.

Collecte des données sur terrain

Pour la réalisation de cette recherche, nous avons opté pour un stage professionnel au sein de la société MADARAIL pendant 06 semaines suivi d’un guide d’entretien auprès des responsables ciblés par la recherche afin d’obtenir les informations et les données sur terrain.
L’observation directe est une technique permettant de confronter la théorie et la pratique. Nous avons pu connaître les méthodes de travail au sein de la structure : les relations interpersonnelles, les relations avec les tiers, le comportement des dirigeants, la communication interne, les conditions de travail et les compétences du personnel.
La première étape consiste à travailler au sein de la Direction Financière et Informatique(DFI) pour voir le mode de fonctionnement de la division comptabilité générale ainsi que la division trésorerie. Dans un deuxième temps, nous sommes passée dans le service contrôle de gestion où nous avons pu recueillir les informations concernant la gestion budgétaire de l’entreprise. Durant le stage, nous avons aussi eu l’occasion d’assister à des inventaires de certains stocks en magasin et à des travaux d’audit c’est-à-dire observer la gestion des stocks afin d’en tirer une conclusion.
Compte tenu de la durée assez limitée du stage, nous avons effectué un entretien auprès du responsable concerné pour pouvoir recueillir plus d’informations. Cette étape s’est appuyée sur les résultats de la recherche bibliographique et la réalité sur l’entreprise qui nous ont permis d’orienter notre guide vers les points qui nous semblaient essentiels. L’entretien a duré environ 20 minutes. Nous avons utilisé un questionnaire semi-directif (annexe2) lors de l’entretien pour pouvoir avoir des réponses plus riches.

Limites de l’étude et chronogramme des activités

Comme toute activité de recherche, nous avons rencontré quelques difficultés lors de l’élaboration de cet ouvrage. Notre principal problème a trait au recueil de données. En effet, les informations concernant le budget restent un sujet très délicat pour les entreprises. De ce fait, les responsables se sont abstenus de divulguer certaines informations qui auraient été utiles pour notre étude et pour notre analyse. Ce qui nous a empêchées d’entrer en détails lors de l’analyse de certaine rubrique dans le dernier chapitre de notre travail. Il a été difficile de rassembler des informations chiffrées. De plus, notre étude a été limitée dans le temps. En effet, la durée du stage – 6 semaines – ne nous a pas permis de visiter tous les services au sein de MADARAIL pour mieux comprendre dans les détails le fonctionnement de l’entreprise .
Le chronogramme des activités qui s’étale sur neuf semaines fait état de six phases correspondant respectivement à l’élaboration du protocole de recherche, la collecte des données qui nous a pris beaucoup de temps pour l’achèvement de ce mémoire, au stage en entreprise, au traitement des données, la correction de l’ouvrage et la rédaction finale.

Méthode d’analyse qualitative : analyse SWOT

SWOT vient des mots anglais « Strength – Weaknesses – Oppotunities – Threats ». La méthode SWOT est connue sous la méthode FFOM en Français (Forces / Faiblesses / opportunités / Menaces). Elle permet de repérer les facteurs qui ont une influence stratégique sur l’entreprise. C’est donc une méthode d’analyse du contexte stratégique qui permet d’identifier les forces et les menaces susceptibles d’affecter la raison d’être d’une entreprise ou compromettre l’atteinte des objectifs. L’analyse SWOT permet de visualiser rapidement l’adéquation d’une stratégie à une problématique. Mais cette analyse a une limite dans le cas où il y a des éléments qui peuvent être à la fois force et faiblesse, ou opportunité et menace.
Les Forces : ce sont les côtés positifs ou les points forts internes dans l’entreprise. Les études se rapportent sur les facteurs les plus dominants. Les Faiblesses : ce sont les aspects négatifs ou les points faibles internes à l’entreprise. Ces aspects doivent être contrôlés par l’organisation. Les opportunités : ce sont les possibilités extérieures positives. Les Menaces : les problèmes ou les obstacles extérieurs qui peuvent empêcher les développements d’un secteur.
Ainsi s’achève la première partie de cet ouvrage. D’une part, elle nous a permis d’exposer tous les aspects essentiels visant à connaître l’organisation existant au sein de la société MADARAIL, champ d’application de notre étude, ainsi que les divers matériaux utilisés pour la rédaction de notre travail. D’autre part, outre les différentes théories empruntées concernant notamment la gestion budgétaire (les différents types de budget, le processus d’élaboration budgétaire, et l’analyse des écarts), nous avons présenté les méthodes adoptées pour l’élaboration et l’analyse des résultats obtenus. Ce qui nous amène à la deuxième partie de notre recherche qui n’est autre que les « RESULTATS ».

RESULTATS

Les « RESULTATS » de la recherche présentent les informations recueillies durant le stage effectué au sein de la société MADARAIL après dépouillement et traitements des données brutes obtenues. Ils constituent un élément essentiel pour la confirmation ou l’infirmation des hypothèses – à une phase ultérieure – dans ce travail. Ainsi, nous diviserons ce chapitre en deux grandes sections pour mieux cerner notre thème. D’abord nous ferons un aperçu du processus d’élaboration budgétaire de MADARAIL. Ensuite, nous ferons une présentation quantitative des résultats en montrant les écarts dans le compte de résultat. En effet, nous n’allons prendre que les budgets des recettes et des dépenses dans notre étude.

Processus d’élaboration budgétaire de MADARAIL

L’élaboration du budget se fait d’abord d’une façon globale. Elle doit se faire avec le plan stratégique et opérationnel de l’entreprise. Il est nécessaire de faire en sorte que les différents budgets soient cohérents les uns par rapport aux autres et qu’ils agréent aux attentes de la direction générale de l’entreprise. De ce fait, nous allons présenter les objectifs de MADARAIL sur lesquels l’élaboration du budget doit être axée; ensuite, nous verrons le processus d’élaboration budgétaire proprement dit et enfin nous parlerons des enchaînements budgétaires de l’entreprise.

Objectif de MADARAIL S.A

Sur le court terme, la priorité de MADARAIL n’est pas seulement de réaliser un maximum de chiffre d’affaires, mais aussi d’offrir une meilleure qualité des services à ses clients et surtout d’aider l’Etat Malagasy à remonter la pente. Il est à noter également que le développement de l’activité de la société vient de la motivation et de l’épanouissement du personnel. Sur le long terme, la société – en collaboration avec le Ministère des travaux publics et des transports – projette d’assurer le transport ferroviaire dans toute l’île avec une qualité de services plus attractive. Elle se doit de procéder à une restructuration financière pour contribuer à la mise en bonne condition du chemin de fer malgache grâce aux technologies nécessaires. Après que toutes les formalités soient faites et que les protocoles d’accord soient signés, le projet de privatisation du RNCFM a été promulgué. Depuis le début Juillet 2003, le réseau nord est sous la gestion de MADARAIL SA pour une période de 25 ans. En 2003, la Banque Mondiale a octroyé un crédit de 21 millions d’euros à l’État Malagasy pour aider MADARAIL SA dans l’exploitation ferroviaire ; il bénéficia également d’un prêt de 11 millions d’euros de la Banque Européenne d’Investissement.

Procédure de construction budgétaire proprement dite

La procédure budgétaire est un exercice long et exigeant. Elle nécessite plusieurs étapes pour assurer la cohérence de l’objectif général de MADARAIL avec l’objectif de chaque direction.

Note de service 

Le processus de budgétisation de MADARAIL commence le mois d’octobre N-1. La direction générale a émis une note de service concernant la préparation budgétaire qui va être déclinée par toute l’organisation. Cette note montre l’attente de la direction générale (en matière de rentabilité, d’investissement, d’approvisionnement, etc.) de manière à ce que l’objectif de chaque service converge vers un même but.

Pré-budget 

L’élaboration du budget de MADARAIL se fait par une méthode participative. Chaque service fait des propositions de plan d’action qu’ils valorisent sous forme de budget. Ces budgets vont être regroupés dans chaque division respective, puis au niveau de chaque département, ensuite dans chaque direction pour finalement être synthétisé dans un budget prévisionnel global.

Cadrage

Le mois de décembre N-1, un cadrage budgétaire est émis par le contrôleur de gestion propre à chaque direction. Il y aura donc un ajustement et une négociation du pré-budget avec la hiérarchie. Le contrôleur de gestion devra par la suite rétablir un budget par rapport à ce cadrage.

Consolidation et validation

Puis, le chef de département contrôle de gestion fait une consolidation des budgets pour avoir une vue d’ensemble de l’entreprise. Avant validation du budget de l’année N, le contrôleur de gestion devra présenter la réalisation de l’année N-1.Ces budgets consolidés seront approuvés par le conseil d’administration par le biais d’une signature.

Contrôle

Les budgets de l’année N, établis durant l’année N-1, sont répartis mensuellement pour la prise en compte des variations saisonnières. En cas d’un programme hors budget, le chef de département devra donner son aval après analyse de la demande.

Enchaînement des budgets au sein de MADARAIL

L’élaboration du budget au niveau de chaque direction doit-être cohérente.
L’établissement du budget commence par le budget correspondant à la contrainte la plus forte. De ce fait, nous allons voir dans cette section le budget des recettes et ensuite le budget des dépenses.

Budget des recettes

La fixation d’objectifs des différentes recettes est la première étape. Cela relève de la responsabilité des commerciaux de la DCO (département commercial) car ils sont les plus aptes à fournir une donnée réaliste compte tenu de sa connaissance du marché, des clients, de la concurrence et de l’évolution de la conjoncture. Elle se traduit en terme budgétaire par : objectifs en CA par trafics (voyageurs, bagages, marchandises, service touristique), par prestation (atelier et cellule) et autres (immobilier et fabrication TBA). MADARAIL étant une entreprise prestataire de services, le budget de vente correspond à la contrainte la plus forte.

Budget des dépenses

De ce budget des ventes découle l’élaboration des autres budgets opérationnels. Ces derniers concernent, d’une part, le budget des approvisionnements qui est établi par la direction achats et approvisionnements après analyse des différents besoins de chaque service. Il recense les prévisions mensuelles sur les achats en tenant compte des tarifs fournisseurs. Il s’agit principalement des différents outils et matériels utilisés pour les machines et les rails (exemples : matériaux de fixation des voies, matériels roulant, produits pour l’entretien des moteurs, des remorques, etc.) ainsi que les fournitures de bureau.
Quant au budget des charges, il s’agit d’ajuster les moyens aux besoins de l’entreprise pour atteindre le but de l’entreprise. En effet, dans une entreprise de services, la bonne gestion du personnel est un des facteurs clés de la performance de l’entreprise. On a donc le budget du personnel (qui se subdivise en catégories d’employés : exploitation, ouvrage d’art, maintenance des matériels ferroviaires et appui), les budgets des frais commerciaux et des services juridiques (assurer par le département affaires juridiques et assurance ou DAJA).
Enfin, le budget d’investissement : il s’agit des budgets hors exploitation. Il est facile à établir. On parle ici de prévisions en immobilisation qui seront reportées dans le bilan prévisionnel. Il est mis en place par le directeur général adjoint. Il découle des investissements nécessaires pour l’atteinte des objectifs des recettes.

Budget des trésoreries

Il en déduit des budgets précédents le budget des encaissements et le budget des décaissements pour en recenser les prévisions mensuelles des flux de trésorerie. Les conditions de règlement se font en général tous les 30 ou 60 jours tant au niveau des clients qu’au niveau des fournisseurs de MADARAIL ;

Mise en évidence des écarts

Dans ce chapitre nous présenterons les résultats quantitatifs de la recherche pour mettre en évidence les écarts dans le compte de résultat de MADARAIL durant le premier trimestre de cette année (Janvier, Février, Mars 2014). En effet, nous pouvons mettre en évidence les budgets de charges et des recettes grâce à ce compte de résultat. De ce fait, nous verrons successivement les chiffres d’affaires mensuels, les charges et les résultats de l’ex ercice. Dans chaque rubrique, nous présenterons en premier lieu les prévisions, puis les réalisations et enfin les écarts.

Les chiffres d’affaires

Les chiffres d’affaires dans le compte de résultat nous permettent de ressortir d’un point de vue quantitatif le budget de vente.

Table des matières

REMERCIEMENTS
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES FIGURES
INTRODUCTION
CHAPITRE I : MATERIELS ET METHODES
Section 1 : Matériels utilisés
Section 2 : Cadre théorique
Section 3 : Méthodes adoptées
CHAPITRE II : RESULTATS
Section 1 : Processus d’élaboration budgétaire de MADARAIL
Section 2 : Mise en évidence des écarts
CHAPITRE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
section1 : Analyse des résultats quantitatifs
Section 2 : Analyse au niveau de l’élaboration du budget
Section 3 : Diagnostic général au niveau de la gestion budgétaire
Section 4 : Analyse de l’environnement de MADARAIL
Section 5 : Validation des hypothèses
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES
TABLE DES MATIERES