RECOMMANDATION AU SERVICE INTERNE DE L’ENTREPRISE

L’organisation est la recherche permanente de l’efficacité dans l’accomplissement du travail, une politique menant la firme vers son but. En effet, une société qui maîtrise bien son organisation, travaille efficacement. L’efficacité de l’entreprise ne pas dépendre de la responsabilité du site ou de la direction, mais concerner dans tous les services dans la société c’est de la direction au manœuvre ou la femme de ménage. De ce fait, nous proposons dans cette partie quelques idées qui pourront améliorer l’organisation interne de la Biolandes. Dans ce chapitre, nous suggérons des différents points important pour améliorer le plan organisationnel et la production des huiles essentielles, et aussi sur le service de la distillation de la société.

Recommandation sur le plan organisationnel

Dans cette section nous suggérons à l’entreprise d’améliorer les éléments à mettre en exergue pour résoudre à l’organisation en générale de la société. Qui sont service administratif, sur le plan organisationnel -plan d’organigramme- et sur la gestion des personnels. 

Service d’administration

Actuellement, l’amélioration des services internes des entreprises sont l’efficacité du développement d’une firme. Pour garantir le bon fonctionnement de service et d’avoir la meilleur qualité des produits ou des services, nous suggérons d’appliquer « la méthode de 5 S »20 est l’une des meilleurs méthodes Japonaises utilisées pour l’amélioration continue.il  s’agit d’un préliminaire incontournable pour tout projet d’amélioration. Partant du principe que les pertes sont des bénéfices potentiels -qui existe en puissance-, éliminer les pertes constitue un gain. Il n’a pas d’amélioration réelle de productivité ou de la qualité si par ailleurs subsistent –durent- des gaspillages. La méthode permet de construire un environnement de travail fonctionnel, régi par des règles simple, précises et efficaces et met l’accent sur la propreté et la bonne organisation des postes de travail. Elle peut être appliquée dans l’atelier que dans les bureaux et même dans le laboratoire de distillerie. D’origines japonaises, le terme « 5 S » fait référence à la première lettre de chacune des 5 opérations à accomplir : 1- Seiri 2- Seiton 3- Seiso 4- Seiketsu 5- Shitsuke Ces 5 mots Japonais, qui ont été traduit par : Débarrasser, Ranger, Nettoyer, Tenir en ordre et Respecter les règles –Rigueur-. -« Seiri » : supprimer l’inutile, signifie débarrasser, il faut donc distinguer ce qui ne l’est pas en triant et en éliminant. Ainsi, on ne gardera que le strict nécessaire sur le poste de travail et dans son environnement. La manie d’accumuler et de garder « parce que cela peut servir » ne favorise pas la propreté et l’efficacité du travail. Le débarras ne consiste pas à tout jeter, lais à comprendre quels sont les éléments utiles au travail à réaliser et à les avoir tout prés. Il est donc indispensable de trier, identifier, réemployer, recycler ou jeter. Pour cela, il faut prendre chaque objet l’un après l’autre en définissant son utilité, sa fréquence d’utilisation et son utilisateur. ….. Cela permet de déterminer ce qui mérite effectivement d’être au poste de travail, ce que l’on peut en éloigner et ce dont il faut se débarrasser. -« Seiton » : Situer –placer-, signifie ranger, il faut donc disposer les objets de façon à trouver ce qu’il faut quand il faut. L’objectif étant d’améliorer l’efficacité et d’augmenter la productivité en éliminant le temps perdu, chaque personne doit être capable de trouver facilement les outils et de les remettre correctement à leur place. 68 On stocke les objets de manière fonctionnelle en utilisant des équipements spécialisés pour le rangement. On développe des techniques d’arrangement, on range les dossiers à sa propre case dans chaque entreprise, et une place bien définie aux outils en tenant compte de la fréquence d’utilisation. -« Seiso » : Scintiller, signifie nettoyer, il faut donc éliminer les déchets, les saletés et les objets inutiles pour une propreté irréprochable du poste de travail et son environnement, le rendant ainsi plus agréable pour travailler. Nettoyer, c’est également détecter plus rapidement les dysfonctionnements et donc prévenir les risques de panne. Ainsi, dans un environnement propre, une anomalie se détecte plus facilement et plus rapidement grâce au nettoyage régulier. Pour cela, on peut : • Nettoyer le poste de travail et son environnement -machine, sols, allées, outils-, • Identifier et si possible éliminer les causes de salissures, • Définir ce qui doit être nettoyé, les moyens pour y parvenir et la fréquence de nettoyage. Il est recommandé de définir des objectifs et un système d’évaluation. -« Seiketsu » : tenir en ordre, Une fois les trois étapes précédentes accomplies, il faut combattre la tendance naturelle au laisser-aller et le retour aux anciennes habitudes en mettant au point des méthodes permettant de maintenir cet état et d’éviter les déviations. Il faut donc définir des règles de management pour que les 5 S deviennent une habitude. Les règles doivent être simples, visuelles ou écrites. Ainsi, tout individu externe au groupe peut avoir accès à la règle et la comprendre aisément. Il vaut mieux formaliser les règles et définir standards avec la participation du personnel, ceci afin de : • Vaincre la résistance au changement • Garantir l´appropriation –adaptation- du projet • Faciliter l’adhésion au projet • Faire appliquer et respecter les règles établies par le personnel lui-même, lors des 3 étapes précédentes. 69 -« Shitsuke » : suivre et faire évoluer, maintenir la bonne attitude en encourageant les personnels à adhérer aux règles -du ressort de la hiérarchie-. Pour faire vivre les 4 premiers S et repousser leurs limites initiales, dans une démarche d’amélioration continue, il faut surveiller régulièrement l’application des règles, les remettre en mémoire, en corriger les dérives. En instituant un système de suivi avec affichage d’indicateurs, les désormais « 5 S » sont assurés de continuer à vivre, mais aussi de graduellement. Pour cela il faut, Réaliser des autoévaluations, promouvoir l’esprit d’équipe, instituer des règles de comportement, mettre en place une bonne communication et… valoriser les résultats obtenus, car chaque étape est une petite victoire. Bref, les « 5 S » produisent des résultats spectaculaires et incontestables, résultats qui se manifestent en termes d’habitudes de travail plus adaptées ; d’amélioration de la sécurité de la productivité et de qualité de vie, parce que les gens travaillent dans de meilleures conditions. La méthode des « 5 S » se révèle à l’usage remarquablement efficace, parce qu’elle transforme physiquement l’environnement du poste de travail et parce qu’elle agit profondément sur l’état d’esprit du personnel tous niveaux hiérarchiques confondus. Comme toute méthode de management, elle nécessite une implication forte de la hiérarchie et une étape d’information et de formation de l’ensemble de l’encadrement.

Sur le plan d’Organigramme

L’organigramme est une représentation graphique de la structure interne de l’entreprise avec le titre et la position de chacun de se membre. On y voit les postes qu’ils occupent, ce qu’il fait, de qui il dépend et commence. Et à partir de l’organigramme qu’on peut identifier les différents postes ou services qui existent dans une société. C’est le schéma de l’entreprise, donc il faut mettre clairement. Pour améliorer le fonctionnement des services au sein de la firme, nous proposons l’organigramme suivant : 70 Figure 05 : Organigramme Propositionnel. Source : Etude personnelle, Novembre 2011 Légende : D.R : Directeur Régional R.S : Responsable du Site Sec : Secrétariat S.D : Service de distillation SAF : Service Administratif et Financier S.R.H : Service des Ressources Humaines S.T : Service Technique S.M.T : Service Marketing et Transit Dist : Distillateur Cpt : Comptable Trr : Trésorerie Secu : Sécurité 71 R.P : Recrutement et Paie Fer : Fermes Mec : Mécaniciens Atl : Atelier R.Q : Responsable de Qualité Trt : Transit M/vre : Manœuvres Gar : Gardiens Pc : Police de culture Mag : Magasinière Trr : Trésorerie Comme nous trouvons dans l’organigramme, des nouveaux postes de travail que nous suggérons pour le développement de firme; c’est-à-dire nous recommandons d’embaucher les postes manquants dans la société ; il est préférable d’expliquer ces postes pour qu’on puisse connaitre clairement ses responsabilités. L’avantage de cet organigramme, est la légèreté de poste du travail. Il facilite l’identification de travail de chaque service, et les responsables de chaque personnel. Enfin, le responsable du site peut assurer le service de chaque poste. Pour le Service des Ressources Humaines : c’est le premier responsable du personnel de la société. Donc il a pour fonction de gérer, de s’occuper tout ce qui concerne les personnels de l’entreprise -les salaires, les congés, les embauches, les débauchages, formation des personnels, les pointages des personnels, ….-. Et il a pour rôle d’assurer la politique de recrutement, de formation, de promotion et de rémunération. Il assure le contrat de travail, et surtout la vie quotidienne de l’entreprise, la sécurité sociale -maladie, prévoyance,…-. Il réalise les analyses permettant de formuler la politique de personnels adapté -évalué leurs conséquences sur les activités de l’entreprise,…-, Actuellement, les employés ont besoin de sécurité, d’expression et de la communication, d’espoir permanent, d’amélioration de situation matérielle en termes de salaire et l’évolution des carrières, la motivation dans toute l’activité.