De nos jours, l’effet apporté par les grands bouleversements de la politique stratégique des pays industrialisés et les contraintes du nouvel ordre économique international exigées par les institutions internationales, entre autre la Banque Mondiale et les Fonds Monétaire International, entraine la reconversion de la politique socio-économique des pays en voie de développement. Tous les dirigeants d’entreprise doivent se doter de divers outils de gestion afin d’être performants. Ceux des entreprises malgaches n’échappent pas non plus à cette contrainte. Ils se trouvent dans l’obligation de revoir leurs orientations stratégiques, de changer leurs visions et surtout leur méthode de gestion pour y faire face et contribuer au développement économique du pays. La compagnie d’Assurances, Réassurances et Omnibranche ARO et ses agences, faisant partie de ces entreprises, sont parmi l’un des piliers de l’économie malgache, en particulier dans le domaine financier. Les activités d’assurance consistent à gérer les sinistres qui requièrent une bonne gestion financière. Pour pouvoir supporter toutes les charges financières engendrées par l’apparition d’un sinistre, l’assureur devrait être en mesure de constituer un fonds adéquat. Dans ce sens, il doit s’assurer du règlement des primes d’assurance ou de leur recouvrement. Or, nous avons pu constater des défaillances au niveau du système de recouvrement de la compagnie. Alors, l’amélioration du système de recouvrement mérite une attention particulière afin que la compagnie puisse se développe.
PRESENTATION GENERALE DE LA COMPAGNIE ARO ET DE LA DAA
Actuellement, la compagnie ARO (Assurances Réassurances Omnibranches) exerce des activités importantes pour rester leader dans son domaine de l’assurance. Ses objectifs, en tant que société à vocation commerciale et prestataire de services, visent toujours à la satisfaction totale de sa clientèle. Héritière de la préservatrice du temps de la colonisation, la compagnie d’assurance ARO a gravi plusieurs étapes avant de parvenir au stade actuel. Comme toute entité, pour se développer, la compagnie a ses caractéristiques spécifiques et organisations particulières au niveau de l’assurance ARO en tant que société mère et ensuite, au niveau de la DAA en tant qu’agence.
PRESENTATION DE LA COMPAGNIE ARO
Caractéristiques spécifiques
Identification
ARO est une SA au capital social de 7.013.300.000 Ar. Ses actionnaires principaux sont : l’Etat malagasy, le personnel de la compagnie, la Société Nationale de Participation (SONAPAR), la Société de Gestion et de Recouvrement (SGR) et les autres porteurs.
THEORIES GENERALES SUR LE SYSTEME DE RECOUVREMENT
Avant d’entrer dans la situation existante de la DAA concernant le système de recouvrement, il est utile d’entrer d’abord dans les théories générales pour servir de références. En ce qui concerne le service recouvrement, son système est toujours basé sur la gestion des quittances, des encaissements, et des primes non encaissées).
GESTION DES QUITTANCES
La gestion des quittances est l’un des facteurs qui mène à la réussite du bon fonctionnement des sociétés d’assurance. Particulièrement l’amélioration du système de recouvrement dépend toujours de la bonne gestion des quittances.
Définition de la quittance
Par définition, la quittance est un document, écrit et remis au débiteur par le créancier et qui atteste que celui-ci a été payé. Elle peut donc s’apparenter à la facture dans la mesure où c’est un document qui justifie tel acte d’acquittement. Pour la compagnie d’assurance, elle prouve que la prime a été comptabilisée. Cependant, elle se diffère par l’obtention de la prime au moment où l’assuré la paie. La facture peut être reçue avant paiement (cas de la facture d’avoir).
La quittance est un moyen de contrôle de paiement des primes. Elle est aussi considérée comme une pièce justificative. Nous pouvons l’utiliser comme : reçu, attestation, avis de débit et avis d’échéance. En fait, dès réception du paiement des primes effectué par l’assuré (le client), la quittance est émise et remise à ce dernier. Mais, avant l’émission de cette quittance, le rôle du gestionnaire est de prendre en charge la quittance physique.
Procédure de gestion des quittances
La quittance est mise en place par la compagnie d’assurance pour permettre de connaitre l’encaissement d’une prime payée par les assurés pours un délai bien précis. Pour sa libération, l’original de la quittance totalement payée doit être remis au client et simultanément l’avis de débit au comptable. Ces quittances se distinguent en deux, selon le contrat souscrit par l’assuré : la quittance comptant et la quittance terme, ces souches sont à conserver et à classer séparément.
Leur conservation est indispensable pour le quittancier par mesure de prudence. Sinon les clients éprouveront un sentiment de non satisfaction, car, par rapport au prix à payer pour être assurés, la qualité de service offert en contrepartie n’est pas satisfaisante. Ils éprouvent ainsi un sentiment d’insécurité à propos de ce rapport prix / qualité. Comme cette gestion des quittances représente l’un des facteurs témoignant du bon fonctionnement des affaires dans le service de recouvrement en tant que premier responsable probant de la sécurité des quittances et de leur classement, les responsabilités importantes incombent au quittancier.
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