CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE
L’ORGANISATION COMPTABLE

Méthode d’organisation de travail non fiable

Comme nous l’avons mentionné précédemment, le Comptable National assure la comptabilisation et la consolidation des états financiers des Espaces. De ce fait, en cas d’absence de la personne titulaire du poste (congé ou permission), les tâches sont réalisées par le Contrôleur de gestion ou le Responsable Administratif et Financier (RAF) et les travaux de contrôle au niveau de ces personnes sont sujets à des risques d’omissions ou d’erreurs. Au cas où ces tâches ne seraient pas assurées, il y a accumulation de tâches dans l’attente du retour du Comptable. 

Routine dans l’exécution du travail

La tendance de la routine sévit le personnel du Service Administratif et Financier (SAF) de Aide et Action faute de politique de travail bien définie. Tant que les tâches comptables sont très nombreuses, le responsable a tendance à les exécuter avec routine. En effet, les agents du SAF de l’Association sont contraints de respecter le délai prévu de l’exécution des tâches comptables, malgré les éventuelles erreurs contenues dans certaines pièces venant de certains Espaces ou commises par ces agents comptables eux-mêmes. Cependant, il faut insister sur le principe de bonnes informations et le principe de l’image fidèle de l’entreprise. Le problème se pose sur l’objectif du service comptable qui est l’accomplissement à temps des travaux sans connaître tenir compte de la qualité des informations nécessaires. De plus, toutes les tâches périodiques (hebdomadaire ou mensuelle) provoquent chez les exécutants une mauvaise habitude de les traiter avec routine. Cependant, beaucoup d’opérations se différencient seulement par leur montant. Or, des informations brutes constituent souvent la base de la collecte d’informations, qui nécessitent des traitements spécifiques (permettant une image fidèle de l’entreprise) et afin de pouvoir escompter une bonne prise de décision. La routine qui peut entraîner une désinformation n’est pas adéquate à la technique comptable moderne dans le travail. Contribution à l’amélioration de l’organisation comptable .

Inexécution du planning et du calendrier des tâches

Le non respect du planning et du calendrier fait partie de la désorganisation constatée au sein de l’Association Aide et Action Madagascar. Le planning est l’étude de l’ordre de priorité des tâches à exécuter. La non maîtrise de cet ordre de priorité peut entraîner une redondance des tâches ou une perte de temps ou même un disfonctionnement des autres services. Le calendrier concerne la date et la durée d’exécution des tâches. C’est l’emploi du temps des employés si on peut le dire. Le planning et le calendrier, interdépendants et utiles pour chaque tâche doivent être étudiés ensemble. Le non suivi de ces deux outils peut entraîner une désorganisation des travaux comptables. En effet, au niveau du SAF, les tâches prioritaires et les tâches subsidiaires sont confondues. Nous pouvons prendre comme exemple le cas de saisie des pièces, c’est l’arrivée des pièces qui déclenche son exécution (l’arrivée des pièces peut être tôt ou tard). Cela peut perturber le traitement des pièces et l’établissement des états (états des dépenses, budget…). Cette inexécution de planning et de calendrier perturbe les exécutants dans l’accomplissement de leur travail. Ils deviennent stressés et ne sont plus en mesure de suivre le rythme du travail. Ils risquent aussi de perdre leur concentration et peuvent commettre des erreurs ou omissions entraînant une désinformation entravant une bonne prise de décision.

Léger retard dans l’exécution des tâches

Une autre conséquence de l’absence du Comptable National se traduit par un décalage constaté au niveau de l’exécution des tâches. En effet, l’analyse et le contrôle des données et des documents comptables envoyés par les différents Espaces peuvent être différée pour une durée plus ou moins équivalente à l’absence du Comptable. Contribution à l’amélioration de l’organisation comptable 32 Cas : Association Aide et Action Madagascar Par ailleurs, le Comptable, en raison des objectifs de résultats qui lui sont assignés, s’organise pour rattraper le décalage dans les meilleurs délais dès son retour pour prise de service. Donc, on enregistre finalement un léger retard. S

LES VARIABLES PARASITES DU SYSTEME COMPTABLE

Comme il est annoncé au tout début, l’Association Aide et Action Madagascar est subdivisée en trois Espaces (Espace Sud, Espace Centre, Espace Nord). A partir du circuit que nous avons déjà montré dans le schéma n°2 de la page 17, nous allons évoquer ci-dessus les différents variables parasites qui perturbent le système comptable au sein de l’Association. Sur ceux, quatre points sont à étudier : – tout d’abord, l’Association rencontre des problèmes dans la saisie des informations comptables. – ensuite, le non respect du délai de réalisation du travail – puis, le risque d’oubli et l’erreur d’imputation – et enfin, nous allons parler des problèmes rencontrés au niveau du plan comptable adopté par l’association Aide et Action.

Les problèmes rencontrés dans la saisie des informations comptables

Toute information affectant la situation, activité et résultats de l’Association doit être connue au moment opportun et en temps réel. Or, la réalité est toute à fait le contraire au niveau de l’Association. En effet, en raison de l’éloignement de la zone d’activité de chaque Espace d’intervention, il existe un décalage entre : • le moment où le décideur déclenche son action • celui où l’information parvient à la Direction Nationale • et celui où elle devient parfaitement exploitable. Cela entraîne une fausse interprétation de la situation réelle de l’Association, non seulement en matière financière mais aussi dans la prise de décision. Contribution à l’amélioration de l’organisation comptable 33 Cas : Association Aide et Action Madagascar Or, les objectifs de la mise en place d’un système d’information comptable au niveau de l’Association Aide et Action visent à: – fournir un système d’information uniforme afin d’arriver à la bonne marche des activités des Espaces ainsi que de permettre une meilleure assignation des objectifs et une définition plus élaborée des stratégies à adopter au niveau de ces Espaces. – Classer et analyser les événements concernant leurs activités par rapport aux objectifs qui leurs sont assignés – Rapprocher les sources d’information avec les centres de traitement afin de bien traiter avec rapidité les informations – Mettre à la disposition des Espaces un outil permettant d’enregistrer Ces objectifs ne sont pas atteints, il s’ensuit des difficultés au niveau du contrôle effectué par le dirigeant. En effet, le Service Administratif et Financier de Aide et Action n’arrive qu’à contrôler préliminairement toutes les opérations avant tout enregistrement au niveau des Espaces. Le problème majeur est celui du risque de stockage et d’embouteillage des informations au niveau de la direction de Aide et Action. D’ailleurs, c’est dans cette direction que se trouve le lieu de résolution des conflits, alors elle doit consacrer beaucoup de temps aux arbitrages. Nous tenons à rappeler que l’information concernant un fait, sous toutes ses formes, est devenue un paramètre essentiel de l’économie et de la société moderne, si nous voulons entrer dans une société d’information. A ne pas oublier que l’environnement peut se définir comme un ensemble de forces extérieures qui agissent et réagissent au profit ou à l’encontre de l’entreprise. Il est donc très important de savoir s’adapter à cet environnement qui fluctue suivant les conjonctures existantes. A cet effet, le système d’information comptable doit être souple et adaptable selon l’éventualité de l’environnement.