TRAITEMENT DE L’INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIERE VISANT À L’AMÉLIORATION DE LA GESTION DE RECOUVREMENT

LE LONG CIRCUIT DE L’INFORMATION 

Pendant notre passage dans cette Compagnie, nous avons pu déceler que le long circuit est causé par l’intervention exagérée des certains personnes et services et le ralentissement de la circulation des documents 

Interventions exagérées des certains personnes et services humaines

 Le circuit de traitement de l’information actuelle est relativement long. Cette situation est vue surtout lors de la production d’un contrat d’assurance jusqu’à la sortie des quittances. La longueur du circuit est due à la centralisation des informations au siège et à l’ISA. Les documents ne peuvent être traités sur place, ils doivent y être envoyés. Et ce long circuit entraîne un ralentissement de la circulation des documents.

Ralentissement de la circulation des documents

 Les contrôles effectués à chaque étape sur le document en circulation permettent de minimiser les risques d’erreur, mais également un ralentissement de la circulation des documents. Ainsi, le délai minimum de sortie des quittances est d’environ une semaine après la souscription. De plus, l’intervention de plusieurs services ou personnes donne un caractère pléthorique aux documents utilisés au niveau de la DRT. Ces documents alourdissent les circuits et engendrent un problème d’espace pour leur conservation. Exemple, chaque personne ou service de contrôle a besoin d’un ou de plusieurs exemplaires des documents circulants. 24 Documents Nombre Services ou personnes intermédiaires Nouveau contrat 05 Inspecteurs, Directeur Régional, Service production siège, …

Conditions particulières 05 Rédacteur, Classement (dossier police), … Bordereau de perforation 04 Siège, ISA, Comptabilité DRT, … Quittance 04 Comptabilité DRT, Quittancer, Secrétariat,… Contrat annulé 04 Siège, Directeur Régional, Quittancer, Comptabilité, … En outre, la négligence de l’importance du classement alourdit aussi la circulation des documents. Ce problème existe au niveau de la comptabilité. En principe, cette unité comptabilité devrait disposer d’un grand archive facile à consulter pour permettre à l’unité même et aux autres unités qui ont besoin d’informations fiables de faciliter leur travail. Mais il a été constaté que ce n’est pas le cas. La recherche de documents ou de pièces s’avère toujours difficile et entraîne une perte de temps du fait qu’ils sont en désordre et que leur place n’est pas fixée.

Par exemple, un agent venant de l’unité recouvrement souhaite revoir un reçu de paiement d’une prime encaissée à une date donnée, alors que les reçus ne sont pas classés par date, ils sont seulement jetés en pêle-mêle au dessous d’un bureau. Ce désordre est dû à deux raisons : • le manque d’espace, car le lieu de travail est très étroit, il n’est pas proportionnel au nombre de dossiers et de documents qui sont à classer, actuellement les casiers, les bacs, les étagères sont déjà chargés ; • le laisser-aller des agents ou leur négligence. Tout ceci ralentit la circulation des documents et retarde la sortie des informations. Mais le problème de circuit de l’information existe aussi au niveau de la comptabilité. Comment se traduit ce problème ? 

IRREGULARITE DU SYSTEME DE CIRCUIT DE L’INFORMATION COMPTABLE 

Comme nous avons pu voir dans la présentation des faits, c’est dans le système de circuit des informations comptables réside les problèmes. A partir de ce que nous avons constaté durant le stage, les causes et la conséquence de ces problèmes sont : – La centralisation des informations comptables au siège – Les anomalies comptables – La confusion sur la sortie des documents comptables 

 Centralisation des informations comptables au siège 

L’irrégularité du système de circuit de l’information comptable à l’unité comptabilité est due à la centralisation des informations au service comptabilité siège. En d’autres termes, la comptabilité DRT est une comptabilité accessoire. Elle n’effectue que certains travaux. Les échanges d’informations entre ces deux comptabilités sont irréguliers. Les informations provenant de la DRT sont à jour, ce qui n’est pas le cas pour les informations venant du siège vers la DRT. Cette situation est vue surtout lors de l’établissement des relevés des comptes clients. Ainsi, la sortie de ces relevés est d’environ trois mois après l’opération. En même temps, le service ou unité recouvrement établit des relevés de compte pour certains gros clients de la DRT. Mais ce principe cause des problèmes car les soldes assortis par les deux services sont différents. Cette confusion est due au décalage de temps sur la sortie des relevés de comptes clients provenant de la Comptabilité Générale. Non seulement l’irrégularité provient de la comptabilité générale mais aussi de la DRT elle-même. 

 Les anomalies comptables 

Plusieurs raisons peuvent expliquer l’origine de ces anomalies. Nous allons en citer trois : • l’erreur de parallaxe • la mauvaise écriture • l’omission 

L’erreur de parallaxe

 Ce genre de problème est très fréquent dans l’unité Comptabilité. C’est l’erreur sur la manipulation des chiffres. Compte tenu de l’importance des travaux administratifs manuels, l’agent de la comptabilité peut commettre des erreurs sur la manipulation des chiffres. Certes, ces erreurs peuvent être résolues par la vérification du solde ou du montant total pour les primes, mais le problème est dû au gaspillage de temps du travailleur en recherchant 26 l’origine de l’erreur. Par contre, le problème persiste s’il n’y a pas de méthode de vérification par ces calculs et il entraîne des confusions sur la sortie des informations comptables. 

 La mauvaise écriture

 Il ne s’agit pas ici de la mauvaise écriture d’enregistrement comptable mais de la mauvaise écriture proprement dite. Il faut signaler que la collecte des informations au niveau des différents services est effectuée manuellement. Certains responsables transmettent à la comptabilité des informations dont les écritures sont parfois illisibles, que ce soit des chiffres que des lettres. Exemple : il est très difficile de distinguer entre : Nature Numéro Police L5 .Ce problème sera résolu si on connaît le genre de produits et on peut le demander à l’auteur de l’information. Mais au contraire, si l’auteur de cette faute ne prend pas sa responsabilité, à ce moment là, il y aura des confusions sur la sortie des informations comptables.

 L’omission

 Comme l’erreur de parallaxe, l’omission est un problème quotidien au niveau de la comptabilité. On en rencontre pendant les écritures comptables. Exemple : éclatement, enregistrement des commissions, enregistrement des numéros polices, numéro quittance, période, primes, … Nous voulons signaler ici que la comptabilité générale ne vérifie ni les calculs ni les écritures comptables. Par conséquent, on pourrait avoir de fausses informations. Ce qui entraînerait des confusions sur la sortie des informations comptables. Nous voulons signaler ici que la comptabilité générale ne vérifie ni les calculs ni les écritures comptables. Par conséquent, on pourrait avoir de fausses informations.

Ce qui entraînerait des confusions sur la sortie des informations comptables. 27 2.3 Confusions sur la sortie des informations comptables Nous avons constaté que la centralisation des informations au niveau du siège et les anomalies comptables engendrent des confusions sur la sortie des documents comptables. En effet, d’un côté, le siège met beaucoup de temps pour transmettre, traiter et remettre les données à la DRT en matière de comptabilité. Par exemple : les relevés de compte du mois d’avril ne sortiront qu’après le mois de juin. De l’autre, durant cette période, la DRT effectue certaines opérations du même client et elle établit aussi des relevés de compte grâce au quittancer. D’où la confusion entre ces deux relevés au niveau du solde.